Desk booking voor hybride teams en flexibele kantoren
Voor kantoren met hot-desking en hybride teams. Medewerkers reserveren hun plek vooraf en vermijden frustratie bij aankomst.
Vraag gratis advies
Desk booking
Medewerkers plannen hun werkdag, zien waar hun team zit, en hebben altijd een plek.
Vooraf reserveren
Altijd een werkplek beschikbaar
Medewerkers reserveren vooraf en weten zeker dat ze een bureau hebben. Geen rondlopen meer op zoek naar een vrije plek.
Inzicht & optimalisatie
Nuttige data over kantoorbenutting
Zie welke bureaus vaak gebruikt worden, wanneer piekdagen zijn, en hoeveel ruimte je écht nodig hebt.
Meerdere locaties
Werk over verschillende kantoren
Heb je meerdere vestigingen? Medewerkers reserveren in welk kantoor ze die dag werken. Alles vanuit één systeem.
Extra mogelijkheden
Meer dan alleen een bureau reserveren
Desk booking biedt meer dan alleen werkplekken reserveren. Deze features maken het verschil.
Overzicht
Interactieve plattegrond
Zie in één oogopslag welke bureaus beschikbaar zijn, waar je team zit, en waar voorzieningen zoals pantry of vergaderruimtes zijn. Reserveer direct vanuit de plattegrond.
Synchronisatie
Automatische agenda-integratie
Reserveringen verschijnen in je Outlook of Google Calendar. Plan je werkdag met meetings én werkplek in één overzicht.
Data & optimalisatie
Inzicht in kantoorbenutting
Zie welke zones populair zijn, wat de gemiddelde bezetting is, en waar je ruimte kan optimaliseren. Maak betere beslissingen over kantooroppervlakte en indeling.
Efficiëntie
Auto-release voorkomt ghost bookings
Wie reserveert maar niet opdaagt, blokkeert anderen. Auto-release geeft de werkplek vrij als niemand incheckt. Meer beschikbaarheid, minder verspilde plekken.
FAQ
Veelgestelde vragen
We hebben de meest voorkomende vragen voor je op een rij gezet. Heb je toch nog andere vragen? Neem gerust contact op!
Wat is het verschil tussen desk booking en room booking?
Desk booking is voor individuele werkplekken (bureaus) in een open office. Room booking is voor (vergader)ruimtes. Beide systemen kunnen geïntegreerd worden in één platform, zodat medewerkers zowel hun bureau als vergaderruimtes kunnen reserveren vanuit één app.
Kan ik nog vaste werkplekken hebben?
Ja, zeker. Veel bedrijven hebben een mix: sommige mensen hebben een vaste plek, anderen werken flex. In je desk booking systeem reserveer je dan alleen de flexplekken. Je kan ook zones aanduiden: deze verdieping is flex, die verdieping heeft vaste plekken.
Hoe werkt desk booking technisch?
Via een app of webportaal zien medewerkers een plattegrond met beschikbare bureaus. Ze reserveren vooraf (bijvoorbeeld voor volgende week) of claimen ter plaatse. Sommige systemen werken met sensoren onder bureaus die detecteren of iemand zit, andere vertrouwen op check-in via app. We adviseren de beste aanpak voor jouw situatie.
Kan ik bij mijn team reserveren?
Ja. De plattegrond toont waar collega's hebben gereserveerd. Je ziet wie waar zit en kan een bureau naast hen kiezen. Handig voor teams die graag samen werken of voor nieuwe medewerkers die bij hun buddy willen zitten.
Wat als iemand reserveert maar niet komt?
Ghost bookings zijn frustrerend: iemand blokkeert een plek maar komt niet opdagen. Auto-release lost dat op: wie niet incheckt binnen 15-30 minuten (instelbaar), verliest de reservering. De werkplek komt weer beschikbaar voor anderen. Minder verspilde plekken, meer eerlijke verdeling.
Krijg ik inzicht in kantoorbenutting?
Ja. Desk booking systemen bieden dashboards met data: hoeveel bureaus zijn gemiddeld bezet, welke dagen zijn druk, welke zones worden weinig gebruikt. Dit helpt bij beslissingen over kantoorindeling, downsizing, of juist uitbreiding. Waardevol voor facility managers en real estate planning.
Combineer met
Combineer desk booking met andere oplossingen
Desk booking werkt nog beter in combinatie met deze oplossingen.
Room booking
Reserveer niet alleen werkplekken, maar ook vergaderruimtes vanuit hetzelfde systeem. Plan je dag compleet.
Digital signage
Centrale schermen tonen beschikbaarheid van werkplekken en vergaderruimtes. Ideaal voor grotere kantoren.
Persoonlijk advies
Wil je flexibel werken optimaliseren?
Desk booking vraagt om de juiste balans tussen gebruiksgemak en data-inzicht. Vertel ons over je flex-werkbeleid en kantoorindeling, dan denken we mee over de beste aanpak.